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Warum das Fax immer noch funktioniert (und wie es zu töten ist)

Das Jahr 2014 markiert das 50-jährige Jubiläum des modernen Faxgeräts, ein Gerät, das von Xerox entwickelt wurde und weltweit zu einem festen Bestandteil von Büros wurde wie die Kaffeemaschine. Aber in den letzten zehn Jahren hat sich sein Ruf von der absoluten Notwendigkeit zu einer der am meisten verabscheuten Ausrüstungsgegenstände im Gebäude gewandelt. Durch die Kombination aus E-Mail, E-Signatur-Diensten und Scannern sollten Faxgeräte schon vor Jahren abgeschafft worden sein. Und doch sind sie immer noch hier.

Aber Warum? Wer sendet in einer Ära, in der Brillen jede Bewegung aufzeichnen und die Ihre Textnachrichten anzeigen können, immer noch Faxe? Auf dem Papier!

Wir haben uns entschieden, es herauszufinden. Triff die Täter und höre ihre Verteidigung ihrer Verbrechen.

Ärzte: Ein Fax pro Tag hält die Klagen fern

Wenn du mit dem Zeigefinger anfangen willst, kannst du mit deinem Arzt anfangen. Dank des HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) müssen Dokumente, die zwischen verschiedenen Ärzten, Labors und Versicherern ausgetauscht werden, "sicher" sein. Der Sprachgebrauch von HIPAA ist komplex und wenig verstanden, erfordert aber nur, dass sich Ärzte "vernünftig" engagieren Sicherheitsmaßnahmen "beim Senden von Nachrichten, unabhängig vom Medium. Im Laufe der Zeit wurde dies von den meisten Ärzten dahingehend interpretiert, dass Faxe in Ordnung sind, während E-Mail im Allgemeinen nicht funktioniert.

Die Gründe für diese allgemeine Wahrnehmung sind unklar. Faxgeräte werden selten in einer sicheren Umgebung aufbewahrt, und eine gedruckte Faxnachricht kann von jedem, der vorbeigeht, empfangen werden. E-Mail hingegen ist passwortgeschützt und kann verschlüsselt werden. Dennoch, sagt Lee Kim, Direktor der Healthcare Information and Management System Society, "ist ein Dokument, das per Fax gesendet wird, schwierig zu empfangen, wenn es über eine analoge Telefonleitung gesendet wird, da dies eine spezielle Ausrüstung erfordert. Auf der anderen Seite kann eine unverschlüsselte E-Mail während des Transports leichter abgefangen werden, indem das Netzwerk abgehört wird. "So haben Ärzte mit dem Faxen aufgehört.

Bitten Sie Ihren Arzt, diese Büroreliquie aus dem Leben zu nehmen.

Während einige Ärzte haben begonnen, sich in Richtung elektronischer Nachrichtenübermittlung zu bewegen - insbesondere jene bei Kaiser Permanente, die sie aktiv unterstützen - viele bleiben in der Vergangenheit stecken. Ein Arzt ein paar Jahre nach der Pensionierung hat wahrscheinlich kein Interesse daran, sein Büro in ein (teures) sicheres Nachrichtensystem umzuwandeln, wenn das (billige) Faxgerät so gut funktioniert wie immer. Dies hat zur Folge, dass Gesundheitsdienstleister auf der ganzen Linie ein Faxgerät installieren müssen, wenn sie nur gelegentlich mit einem "Oldtimer" kommunizieren können.

Anwälte: zur Verteidigung des Papiers

Lassen Sie es zu einem Anwalt, um zahlreiche Begründungen für ein Faxgerät anzubieten. Rechtsanwalt A. Paul Genato aus Princeton, Archer aus New Jersey und Grener, P.C., formulieren das folgendermaßen: "Normalerweise sende ich Briefe per Post und Fax. Ich benutze immer noch ein Faxgerät, weil ich nicht die E-Mail-Adresse von allen habe. Verzeichnisse enthalten in der Regel Telefon- und Faxnummern, jedoch keine E-Mail-Adressen. Mit Fax bekomme ich auch eine Bestätigung, dass der Brief gesendet und empfangen wurde, während die Person mit E-Mail entscheiden kann, keine Lesebestätigung zu senden, wenn sie die Nachricht öffnet. Außerdem akzeptieren einige Gerichtsregeln Faxsignaturen anstelle von Originalunterschriften und wurden nicht aktualisiert, um Unterschriftskopien per E-Mail zu enthalten. "

Das Durchforsten von wörtlichen Papiermassen scheint die meisten Anwälte nicht zu interessieren. Immerhin werden sie stundenweise abgerechnet.

Dieses Problem ist vielleicht am kritischsten. Sie werden einige wenige Gemeinden finden, in denen Richter daran interessiert sind, mit Anwälten per E-Mail zu kommunizieren, und im Großen und Ganzen ist diese Kommunikation strikt untersagt. Meldungen von Anwälten müssen durch Sachbearbeiter gehen, dem gegnerischen Anwalt übergeben und in der offiziellen Akte archiviert werden. Jede Abweichung vom Prozess kann zu einem Fehlversuch führen. In den meisten Jurisdiktionen wird Post oder persönlicher Dienst immer noch bevorzugt, wobei das Fax (mit seinem bequemen Zeitstempel direkt auf dem Blatt Papier) an zweiter Stelle folgt.

Ist das nicht eine Menge Korrespondenz? Sie wetten, aber die wörtlichen Papiermassen zu durchforsten, scheint die meisten Anwälte nicht zu interessieren. Schließlich werden sie stundenweise abgerechnet.

Vertrieb und PR: Ich werde nicht ignoriert

Glauben Sie es oder nicht, einige Fachleute sagen, dass Fax ein effektiver Weg sein kann, sich in einer zunehmend digitalen Masse abzuheben . Ein E-Mail-Verkaufspitch oder eine Pressemitteilung wird mit einem einzigen Tastendruck gelöscht, aber Faxe erfordern mehr Aufwand zum Verwerfen und können tatsächlich einen Blick auf den Mülleimer werfen.

Der Publizist Brian Chandler von PR sagt, dass in einem Alter von E-Mail, Faxe fallen auf. "Wir werden eine Pressemitteilung an einen bestimmten Reporter faxen, in dem Wissen, dass sie ihn wahrscheinlich tatsächlich in die Hände bekommen, anstatt Hunderte von E-Mails zu durchsuchen. Es ist ein toller Trick, der oft funktioniert. "Leider sind diese Spam-Junk-Faxe auch aus dem gleichen Grund populär.

Fax-Fans: ... von meinem kalten, toten Festnetz

Schließlich gibt es ein bestimmtes Segment des Population, die immer noch das Faxgerät benutzt, weil sie wie ist.

Höre sie aus - hier gibt es eine Logik. Autor und Herausgeber Mike Arman bringt es auf den Punkt: "Wenn Sie ein Telefon wählen und eine Taste drücken können, können Sie ein Fax senden." Das ist weit entfernt von der komplizierteren Methode, Dokumente zu drucken, zu signieren, zu scannen und dann per E-Mail zu versenden jemand als Anhang. Insgesamt, sagt Arman, ist das Faxen oft einfacher, schneller und - abgesehen von diesen berüchtigten Papierstaus - weniger anfällig für technische Probleme. "Ihr Computer muss nicht zum Senden oder Empfangen eines Faxes eingeschaltet sein. Faxe können um 3 Uhr morgens ankommen. (und häufig tun) und du wirst sie am Morgen haben. Außerdem haben viele Orte (im In- und Ausland) möglicherweise keine zuverlässige Stromversorgung oder Internetdienste, aber Sie können fast immer eine funktionierende Telefonleitung finden. "

Wie Sie Ihr Faxgerät ausschalten können

Gefällt oder nicht, vielleicht Sie do benötigt in manchen Fällen noch Fax-Technologie. Aber brauchen Sie noch ein Fax Maschine ?

Wenn Sie immer noch gelegentlich Faxen Bedürfnisse aufgrund eines Old-School-Client oder die Notwendigkeit, mit Ihrem Anwalt kommunizieren, Profis, die dieses Stück loszuwerden Kunststoff und Metall können dies jetzt relativ leicht tun, vor allem wenn es primär darum geht Faxe zu versenden, nicht um sie zu empfangen. Diese Lösung ist das elektronische oder Internet-Faxen, bei dem Sie Dokumente im gescannten Format, im Allgemeinen PDFs, senden und empfangen, anstatt auf Papier.

E-Faxen gibt Ihnen Ihre Fax-Lösung ohne die veraltete Hardware.

E-Fax-Dienste sind Legion, aber wenn Sie kein normaler Benutzer sind, können die Kosten erheblich sein. Zum Beispiel läuft SmartFax ungefähr $ 7 pro Monat für insgesamt 250 eingehende oder ausgehende Seiten. MyFax bietet Ihnen 100 ausgehende und 200 eingehende Faxe für 10 US-Dollar pro Monat. Bei eFax laufen 150 eingehende und 150 ausgehende Faxe über $ 17 monatlich, zuzüglich einer Einrichtungsgebühr von $ 10. (Alle diese Dienste enthalten eine bestimmte eingehende Faxnummer.) Wenn Sie nur ein paar Faxe pro Monat senden oder empfangen, ist es wahrscheinlich sinnvoller, Ihren lokalen Kopierladen zu verwenden.

Es gibt jedoch kostenlose E-Fax-Dienste sind mit Grenzen und Einschränkungen geladen. FaxZeros kostenlose Option deckt nur ausgehende Faxe ab, während K7 sowohl eingehende als auch ausgehende Dienste anbietet. Wenn Sie den Dienst von K7 jedoch nicht mindestens alle 30 Tage nutzen, wird Ihr Konto gelöscht. Außerdem können zu diesem Zeitpunkt nur 20 Nachrichten auf dem Dienst gespeichert werden, und sie werden unabhängig von ihrer Verwendung alle sieben Tage gelöscht.

Wenn Sie nur mit eingehenden Faxen arbeiten müssen, ist der beste Deal, den eFax kostenlos anbietet: Sie erhalten eine dedizierte eingehende Nummer, die jeden Monat 10 Seiten aufnehmen kann, und das war's. Für diese einsame Unterschriftsseite, die man einfach nicht anders bekommen kann, lohnt sich eFax Free.

Es ist leicht vorherzusehen, dass das Faxen irgendwann weggehen wird, aber ein Zeitplan für dieses gesegnete Ereignis ist unmöglich zu sagen . Einmal etabliert, haben große Technologien wie diese nur eine harte Zeit loszulassen. Immerhin bietet AOL immer noch DFÜ-Modem-Dienste an - und 2,6 Millionen Menschen zahlen monatlich $ 20 für das Privileg.