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Google Apps Move hilft Vertragsnehmern, sich mit Kunden in Verbindung zu setzen

Vorbei sind die Zeiten, in denen ein kleines Unternehmen betrieben werden sollte jeden Mitarbeiter mit einem Desktop-PC ausstatten und dann jeden mit individuell lizenzierter Software laden. Dank der Services im Internet gibt es einen schnelleren Weg, Mitarbeiter mit Produktivitäts- und Kommunikationswerkzeugen zu versorgen.

Google und Microsoft sind die Hauptakteure in sogenannten "Cloud" -Suiten, die für mobile, immer online arbeitende Mitarbeiter konzipiert sind. Die Flexibilität, Portabilität und geringe Wartung ihrer Dienste spricht eine wachsende Zahl kleiner Unternehmen an. Im besten Fall kann entweder Google Apps for Business oder Microsoft Office 365 die Produktivität verbessern und die Kosten senken, die durch Softwarelizenzen und kostenpflichtige IT-Unterstützung verursacht werden. Beide Pakete umfassen E-Mail, Kalender, Live-Chat, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen, kollaborative Bearbeitung und vieles mehr.

[Weiterführende Literatur: Beste NAS-Boxen für Medien-Streaming und Backup]

Google Apps for Business ist eine kostenpflichtige Suite - eine Erweiterung der Aufstellung im kostenlosen Google Apps für Verbraucher. Office 365 baut dagegen auf Business Online Professional Services (BPOS) von Microsoft auf. Es enthält jedoch auch eine Desktop-Komponente in der Office 2010-Suite. Office 365 wurde im April für öffentliche Beta-Tests freigegeben. Eine endgültige Version wird für dieses Jahr festgelegt. Die vollständige Version von Google Apps ist jetzt verfügbar. Im Folgenden werden die Funktionen und Preise von Google Apps for Business und Microsoft Office 365 verglichen.

Rund 3 Millionen Unternehmen nutzen Google Apps - darunter auch "Millionen" von Apps for Business-Nutzern. Google teilt keine Aufschlüsselung darüber, wie viele Kunden kleinere Unternehmen sind. Microsoft zählt "Millionen" von BPOS-Kunden und Hunderte von Millionen von Desktop-Office-Benutzern. Mehr als 100.000 Unternehmen testen Office 365.

Unternehmen, die Google Apps nutzen, profitieren von einem Return on Investment (ROI) von mehr als 300 Prozent, zumindest in einem von Google gesponserten November-Forrester-Bericht. Produktivitätssteigerungen durch Funktionen wie die schnelle E-Mail-Suche führen zu noch höheren Einsparungen. Microsoft Office 365 verspricht auch einen beeindruckenden ROI für kleine Unternehmen.

Obwohl Google bei diesem Online-Rennen bisher scheinbar die Nase vorn hat, heizt sich die Konkurrenz gerade auf, und es gibt keinen klaren Gewinner. Unternehmen können die Option wählen, die ihren Bedürfnissen am besten entspricht. In der folgenden Fallstudie für kleine Unternehmen war Google Apps jedoch die richtige Wahl, um sich von einem Mix aus Microsoft Office und anderen Tools zu entfernen.

Bevor Ihr Unternehmen lokale Apps und physische Server für die Cloud verlässt, bleiben noch ernsthafte Bedenken offen. Aber für viele Organisationen setzen sich Webservices durch Bequemlichkeit und Mobilität durch.

Fallstudie: Bauunternehmer verbessern die Mobilität, Kundenkontakt mit Google Apps

Das kleine, vielbeschäftigte Personal von PT Ford-Sanitärunternehmen in Temple Hills, Maryland, kann keine Zeit damit verschwenden, Computer zu reparieren. Aber seine Handvoll Mitarbeiter haben sich mit chronischen PC-Viren und einem unzuverlässigen POP3-E-Mail-System herumgeschlagen und konnten die Kunden nicht einfach über Mobiltelefone erreichen. Die überladene Website war schwer zu aktualisieren, ohne eine einfache Möglichkeit, Kundenanfragen entgegenzunehmen.

Der Besitzer war es leid, monatlich fast 500 US-Dollar für VoIP-Dienste von Verizon und Vonage zu zahlen und wollte nicht mehr Geld für neue ausgeben Microsoft Office-Lizenzen. Ein IT-Fachmann von Drittanbietern verlangte monatlich 75 US-Dollar für Support und 100 US-Dollar für Vor-Ort-Hilfe. Eine 3000-Dollar-Rechnung für die Behebung von PC-Problemen motivierte PT Ford dazu, etwas Neues auszuprobieren.

Die Lösung

Die Installationsfirma namens Migration King in der Nähe von Silver Spring, einem IT-Unternehmen, das sich auf kleine Unternehmen wie Google Apps spezialisiert hat . Besitzer Shea Bennett zielte darauf ab, seinen Kunden Hunderte von Dollar jeden Monat in tech Ausgaben zu sparen. Er wollte auch, dass PT Ford ein autarkes System genießt, das nur im Falle eines Hardwarefehlers Unterstützung benötigt.

"Du sprichst davon, die gesamte Infrastruktur des Unternehmens zu verändern, wie sie ihr Geschäft fünf oder sechs Jahre lang gemacht haben", sagt er über seine Aufgabe.

Zu ​​diesem Zweck unterzeichnete Bennett PT Fords Handvoll Benutzer auf der Google Apps for Business-Suite für 50 US-Dollar pro Nutzer und Jahr Dadurch wurde das POP3 GoDaddy-E-Mail-System, das in Outlook eingeführt wurde, durch Gmail ersetzt. Er verlagerte Microsoft Office-Dokumente auf den Laptops von Mitarbeitern auf die Google-Server.

Er ließ den Vonage-Dienst zugunsten von Google Voice fallen, der Anrufe an mehrere Zellen- und Tischtelefone weiterleitet. Die Mitarbeiter können jetzt auf ihren iPhones auf E-Mails zugreifen und Dokumente bearbeiten.

PT Fords Website wurde von einem kostenintensiven, gehosteten Webserver auf Google Sites umgestellt, was eine einfachere Bearbeitung ermöglicht. Jetzt können Mitarbeiter Kundenanfragen über ein Kontaktformular auf der Website bearbeiten. Und Bennett hat den Online-Rechnungsstellungs- und Rechnungsservice von Freshbooks vom Drittanbieter Google Apps Marketplace eingerichtet. Migration King überzeugte auch PT Ford, den Microsoft Internet Explorer für den Google Chrome-Browser fallen zu lassen.

Das Ergebnis

Durch die gemeinsame Bearbeitung in Google Text & Tabellen können die Installateure Serviceanfragen in Echtzeit aufzeichnen und beantworten. Wenn sie auf der Suche nach einem Kunden sind, können sie auf ein Smartphone auf ein Google-Dokument für die Adresse tippen.

Die Tech-Umarbeitung beseitigt auch Outlook-E-Mail-PST-Probleme und Viren, die von Norton 360 nicht erfasst wurden Dies wiederum reduzierte die Kosten für die Bezahlung von IT-Support durch Dritte, wenn Probleme auftraten. Bennett verlagerte die Firma zu Microsoft Security Essentials, kostenlos für bis zu 10 PCs.

Die Migration dauerte weniger als eine Woche und kostete 1000 US-Dollar. Der Umzug von sieben Jahren E-Mail nach Gmail dauerte nur wenige Stunden. Also, wie bringt ein Umzug in Google Apps IT-Profis wie Bennett nicht aus dem Geschäft?

Shea Bennett, Migrationskönig "Der Wiederverkauf von Google-Produkten erfordert von Ingenieuren ein breiteres Wissen über verschiedene Technologien", sagt er. "Sie müssen mehrere Technologien von mehreren Anbietern kennen. Die Leute kommen zurück, weil sie Ihnen vertrauen."

Obwohl die Migration schnell und kostengünstig war, ruft PT Ford Bennett weiterhin für andere High-Level-Anforderungen wie die Einrichtung einer Cloud an -hosted-Gehaltsabrechnungssystem

- Fallstudie eingereicht von Migration King

Shea Bennett ist eine US-Navy-Veteranin und Inhaberin eines kleinen Unternehmens mit über zehn Jahren IT-Erfahrung in der Verwaltung von Windows-Systemen, Virtualisierung, Projektmanagement, Unterricht und Bildung. Zu seinen Zertifizierungen gehören VMware (VCP), Microsoft (MCSE, MCSA, MCDBA, MCP), CompTIA Linux + und Cisco CCNA. Bennett hat einen Master in Pädagogischer und Instructional Technology und einen Bachelor in IT Management von der National University in San Diego. Sie erreichen Migration King online unter 202-503-9531.

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