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Kostenlos oder bezahlt: Wann sollte Ihr kleines Unternehmen einen gehosteten Dienst bereitstellen?

Wo wären kleine Unternehmen ohne gehostete Dienste? Mit ihnen können Sie von Geschäftsdateien bis hin zu Besprechungen alles erledigen, ohne kostspielige Infrastruktur hinzufügen zu müssen. In den meisten Fällen können Sie diese Dienste nutzen, ohne einen Cent auszugeben, dank großzügiger kostenloser Einstiegsmodelle.

Obwohl diese unbezahlten Optionen verständlicherweise attraktiv sind, gibt es doch Zeiten, in denen es Sinn macht, ein Premium-Angebot zu erwerben. Wir haben uns einige gehostete Dienste angeschaut, die kleine Unternehmen häufig verwenden, um zu bestimmen, für welche Unternehmen es sich lohnt, zu bezahlen.

Domainname

Wenn Sie etwas bar bezahlen müssen, ist dies ein benutzerdefinierter Domainname für Ihre Website. komplett mit einer angehängten E-Mail-Adresse. Dies muss nicht viel kosten - ein Domainname von GoDaddy kann für etwa 10 US-Dollar pro Jahr erworben werden, was kaum eine budgeterhöhende Ausgabe darstellt.

Ein benutzerdefinierter Domainname ist eine notwendige Ausgabe, wenn Sie Ihr Geschäft aufnehmen möchten ernst.

"Eine gut gewählte, benutzerdefinierte Domain lässt Sie etablierter und größer aussehen, als wenn Sie eine E-Mail-Adresse von gmail.com verwenden, denn jeder kann diese in 30 Sekunden kostenlos erhalten", sagt Joshua Steimle, CEO der in Utah ansässigen SEO-Firma MWI. "Es ist eine Sache, die sagt: 'Ich bin etabliert, ich bin vertrauenswürdig, und du kannst Geschäfte mit mir machen, ohne dir Sorgen zu machen, dass ich morgen verschwinden werde.'" Mit anderen Worten, ein angepasster Domainname wird dich aussehen lassen eine legitime Firma - auch wenn Sie das Unternehmen vor zwei Tagen gegründet haben. Es ist unnötig zu sagen, je etablierter Ihr Unternehmen ist, desto entscheidender ist es, einen eigenen Domainnamen und eine entsprechende E-Mail-Adresse für jeden Ihrer Mitarbeiter zu haben.

Conrad O'Connell, ein Digital Analyst bei Interactivity Marketing, sagt das einzig Eine Ausnahme von dieser Regel kann sein, wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, und es ist klar, dass Sie planen, so zu bleiben. "Wenn anderen gegenüber klar ist, dass es sich um einen Ein-Personen-Berater handelt, können Sie möglicherweise eine kostenlose Google Mail-Adresse haben, ohne ihre Legitimität zu verlieren", sagt O'Connell. "Aber wenn Sie sich als Unternehmen präsentieren, gibt es eine andere Erwartung von, Branding '."

Webhosting

GoDaddy ist in Ordnung, um benutzerdefinierte Domainnamen zu sperren, aber lassen Sie sich nicht durch seine billig gebündelten verlocken Webhosting-Pakete. "Der kluge Geschäftsinhaber sollte mit einem hochwertigen Webhosting-Service gehen, anstatt mit GoDaddy Geld zu sparen", sagt Andrew Schrage, Gründer und CEO von Money Crashers. "Bezahlte Webhosting-Dienste bieten ein Produkt höherer Qualität und besseren Kundensupport." Dies ist besonders wichtig, wenn es um die Betriebszeit des Hosts geht, da bezahlte Dienste typischerweise eine Rückerstattung anbieten, wenn ihre Server- und später auch Ihre Unternehmenswebsite ausfallen.

Die Auswahl eines Webhosts kann eine schwierige Aufgabe sein, insbesondere wenn Sie ihn zum ersten Mal ausführen. Im Allgemeinen sollten Sie nach einem Host mit einer Mindestverfügbarkeit von 99,5 Prozent oder höher suchen, der rund um die Uhr technischen Support bietet. Weitere Informationen zur Auswahl eines Webhosts finden Sie in unserem Leitfaden zur Auswahl des richtigen Webhosts für Ihr kleines Unternehmen.

E-Mail

Sie haben Ihren benutzerdefinierten Domainnamen und die personalisierte E-Mail-Adresse, die Ihnen zur Verfügung steht damit. Sie haben jetzt einige Möglichkeiten, Ihre E-Mail-Adresse tatsächlich zu verwenden: Sie können den Host-Server (der wahrscheinlich eingeschränkte Funktionen und nicht genügend Speicherplatz bietet) verwenden, Sie können Ihre E-Mails über ein kostenlos gehostetes E-Mail-Konto wie Google Mail weiterleiten oder bezahlen für eine robustere geschäftliche E-Mail-Option wie Google Apps for Business oder Microsoft Office 365.

Die ersten beiden Optionen sind kostenlos, während die zweiten beiden kostenpflichtig sind - Google Apps for Business und Microsoft Office 365 kosten beide ungefähr 60 US-Dollar pro Jahr Benutzer, der ein angemessener Preis für ein kleines Unternehmen ist. Beide Dienste bieten zusätzliche E-Mail-Funktionen für Unternehmen, darunter bessere IMAP-Unterstützung (Sie können einen Offline-E-Mail-Client wie Outlook zur Überwachung Ihres Posteingangs herunterladen und verwenden), Unterstützung für benutzerdefinierte E-Mail-Adressen und zusätzlichen Cloudspeicher Platz für Ihre Nachrichten. Dazu gehören auch Collaboration-Tools, die mit E-Mail integriert werden.

Aber Sie müssen diese Dienste nicht sofort bezahlen. Laut Eric Schlissel, CEO des in Los Angeles ansässigen Managed-IT-Dienstleisters GeekTek, kann es zu Problemen kommen, wenn man zu einem IMAP-E-Mail-Dienst zu früh bezahlt - bevor das Unternehmen wachsen kann. "Bezahlen Sie erst dann für E-Mails, wenn Sie ein paar Mitarbeiter haben und die Funktionen kostenpflichtige E-Mail-Angebote benötigen, z. B. freigegebene Kalender und Tools für die Zusammenarbeit", sagt Schlissel. "Wenn Sie sich frühzeitig in einen IMAP-E-Mail-Dienst einklinken und Ihr Unternehmen schnell wächst, kann es schwierig sein, auf einen Dienst wie Office 365 oder Exchange umzusteigen."

Cloud-Speicher

abhängig von der Art des Geschäfts. Medienintensive Unternehmen, wie z. B. Hochzeitsfotografen, benötigen wahrscheinlich viel Platz, während Silicon Valley-Start-Ups mehr auf zusätzliche Sicherheit und verschlüsselte Dateien achten müssen. Ob Sie Dropbox, SkyDrive, Google Docs oder einen anderen alternativen Cloud-Speicher-Service wählen, liegt ganz bei Ihnen. Aber sollten Sie dafür bezahlen?

Cloud-Anbieter verkaufen gerne an kleine Unternehmen, bleiben aber bei kostenlosen Plänen, bis Sie den zusätzlichen Speicherplatz und die Features unbedingt benötigen.

Auch hier kommt es darauf an. Schlissel warnt Kleinunternehmer vor einem guten, harten Blick auf ihre Bedürfnisse und nicht leicht von den Business-Paketen, die Cloud-Service-Provider wie Dropbox anbieten, zu überzeugen. "Brauchst du den zusätzlichen Platz oder die zusätzlichen Funktionen?" Fragt Schlissel. "Wenn Sie es heute oder morgen oder in den nächsten Monaten brauchen, zahlen Sie dafür. Wenn Sie denken, dass Sie es in den nächsten zwei Jahren brauchen könnten, halten Sie sich zurück. Insbesondere Cloud-Anbieter neigen dazu, kleine Unternehmen zu verkaufen. Seien Sie also vorsichtig und seien Sie realistisch, was Sie gerade brauchen. "

Die" Business "-Pläne für Cloud-Dienste bieten in der Regel zusätzliche Tools für die Zusammenarbeit, z. B. freigegebene Ordner. persönliche "Pläne bieten in der Regel auch diese Funktionen. Mit Dropbox können Sie beispielsweise Ordner für mehrere Benutzer freigeben, während Sie mit Google Drive Dokumente, Tabellen, Zeichnungen und Präsentationen für bis zu 200 Personen freigeben können (bis zu 50 Personen können gleichzeitig an einem Dokument zusammenarbeiten). Wenn Sie nach einer hohen Speicherkapazität suchen, bietet Copy 20 GB freien Speicherplatz sowie weitere 5 GB für jede Weiterleitung. Wenn es um Sicherheit geht, bieten SpiderOak und Wuala eine zusätzliche Dateiverschlüsselung.

"Schauen Sie erst einmal in die Cloud", rät Schlissel. "Investieren Sie nicht in Infrastruktur und Hardware - es gibt so viele kostengünstige Cloud-Anbieter."

Telefonkonferenzen

Eine Sache, die kein kleines Unternehmen bezahlen sollte, sind Telefonkonferenzen. Es gibt mehrere kostenlose Konferenzanrufdienste, die alle einfach einzurichten und zu verwenden sind. Das einzige wirkliche Problem ist, dass sie keine gebührenfreien Nummern für die Teilnehmer bereitstellen, so dass die Kunden möglicherweise Gebühren für Ferngespräche zahlen müssen. Aber das ist ein kleines Problem, und niemand wird Sie für einen kostenlosen Konferenz-Anruf-Service beurteilen, sagt Schlissel.

FreeConferenceCalling.com ist leicht zu merken und ziemlich robust. Der Service unterstützt bis zu 1000 Teilnehmer bei bis zu sechs Stunden langen Anrufen. Es ist besonders ansprechend, da es VoIP-Anrufer unterstützt (z. B. mit Google Voice) und der Host den Anruf aufzeichnen, aktuelle Anrufstatistiken (z. B. Anzahl der Teilnehmer) anzeigen und Anrufer über ein Online-Portal verwalten kann. Wenn Sie Webkonferenzen bevorzugen, können Sie in Google Hangouts virtuelle Meetings mit 10 Teilnehmern veranstalten (15, wenn Sie Google+ Premium-Funktionen aktivieren, die derzeit bis Ende 2013 kostenlos sind).

Wann beginnen Sie zu zahlen?

Beim Start Wenn Sie 98 Prozent Ihres Dropbox-Ordners verwenden oder Ihre Mitarbeiter wachsen, sollten Sie anfangen, für zusätzliche Funktionen zu bezahlen. Seien Sie vorsichtig, nicht in die Falle zu geraten, dass Sie für Dienstleistungen, die Sie nicht brauchen, überbezahlen.

"Es ist leicht, in die Aufregung zu geraten und zu denken, dass Sie Geld für Dienstleistungen ausgeben müssen, weil andere Unternehmen Geld dafür ausgeben diese Dienste ", sagt Schlissel. "Aber nimm einen Schritt nach dem anderen und zahle nur für Features, die du wirklich brauchst. Und denken Sie daran, dass die am besten bezahlten Dienste diejenigen sind, die Ihr Geschäft stabil und professionell aussehen lassen. "