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Tag 10: Organisieren von Dateien in Google Text & Tabellen

30 Tage mit ... Google Text & Tabellen: Tag 10

Nach mehr als einer Woche der 30 Tage mit ... Google Docs-Projekt, habe ich meinen Teil der Beschwerden über Dinge, die ich von Microsoft Office vermisse, aber bisher scheint Google Docs eine relativ leistungsfähige Produktivitätsplattform zu sein. Aber jetzt, wo ich anfange, eine beträchtliche Menge an Dateien in Google Docs zu sammeln, fällt mir auf, dass sie eine gewisse Struktur benötigen.

Bei Microsoft Office 2010 unter Windows 7 werden meine Dateien standardmäßig im Ordner "Eigene Dateien" gespeichert. und auch in der Dokumentenbibliothek angezeigt. Ich habe Ordner in Eigene Dateien eingerichtet, um verschiedene Dokumente zu organisieren, damit sie einfacher zu finden sind. Zum Beispiel habe ich in meinem PCWorld-Ordner einen Unterordner für Feature-Artikel, einen für Blog-Posts - mit separaten Unterordnern, die Blog-Posts nach Monat und Jahr gruppieren, und einen für Rechnungen. Es gibt eine logische Hierarchie, die für mich funktioniert und mir hilft, das Gesuchte zu finden.

Die Dateien in Google Docs sind mit den Namen der Sammlungen gekennzeichnet, zu denen sie gehören.

In Google Docs ... ich einfach habe eine endlose Liste von zufälligen Dateien. Wenn ich Google Docs betrete, werden mir standardmäßig die Dateien in der Home-Ansicht angezeigt, die alles zu sein scheinen, was ich je geschrieben, gesehen oder bearbeitet habe.

Der angezeigte oder bearbeitete Aspekt ist einzigartig, weil ich auch Google Docs verwende haben Dateien, die mit mir geteilt wurden - entweder nur zur Ansicht, oder die ich tatsächlich ändern und mit anderen zusammenarbeiten kann. Mit Microsoft Office habe ich nur lokale Dateien auf meinem Computer gespeichert. Sogar Dateien, an denen ich arbeite, werden per E-Mail gesendet und lokal gespeichert. Zugegeben, ich könnte Microsofts SkyDrive verwenden, um diese Dateien online zu speichern und ähnliche Freigabe- und Bearbeitungsfunktionen bereitzustellen, aber ich benutze das nicht als allgemeine Regel.

Kurz gesagt, ich wollte eine Art logische Struktur implementieren zum Speichern dieser Dateien, damit ich schneller finden kann, was ich will, ohne einfach durch eine endlose Liste zu scrollen, bis ich darüber stolpere. Wie geht man in Google Docs vor?

Nun, in Google Docs haben Sie keine Ordner. Stattdessen haben Sie Sammlungen. Eine Sammlung ist logisch wie ein Ordner, da sie ein separater Container zum Organisieren von Dateien ist. Eine Sammlung unterscheidet sich jedoch dadurch, dass eine einzelne Datei mehreren Sammlungen angehören kann und dennoch alle Dateien in den Ansichten "Home", "Markiert" und / oder "Alle Elemente" angezeigt werden können. Im Wesentlichen bewegt sich die Datei selbst nicht wirklich, aber sie wird in gekennzeichneten Sammlungen als Mittel zum Kennzeichnen oder Filtern von Dateien aufgeführt.

Was bedeutet das? Zum Beispiel schrieb ich heute Morgen einen Blogpost über den Kauf von Skype durch Microsoft. Diese Datei wird automatisch in der Startansicht angezeigt, und die Datei wird immer in der Ansicht "Alle Elemente" angezeigt, sofern sie nicht gelöscht wird. Aber ich möchte es in einer Ordnerstruktur speichern, die das widerspiegelt, was ich gewohnt bin, wenn ich Microsoft Office-Dateien auf meiner lokalen Festplatte speichere. Daher habe ich eine Sammlung namens PCWorld, der ich dieses Dokument hinzugefügt habe.

Nun, wann Ich schaue mir meine PCWorld-Sammlung an, ich sehe das dort aufgelistete Dokument. Wenn ich zurück zur Home-Ansicht gehe, sehe ich immer noch die Datei dort, aber jetzt hat es das Wort "PCWorld" daneben aufgelistet, um anzuzeigen, dass es ein Mitglied dieser Sammlung ist. Ich nahm eine andere Datei - eine Google Docs Presentations-Datei, an der ich gerade arbeite - und fügte sie sowohl der PCWorld-Sammlung als auch der Presentations-Sammlung hinzu, sodass sowohl "PCWorld" als auch "Presentations" neben dieser Datei angezeigt werden Ich kann in jeder Ansicht rechts neben der Datei auf die Dropdown-Liste Aktionen klicken und Organisation auswählen, um die Datei aus den verfügbaren Sammlungen hinzuzufügen oder zu entfernen. Dies gilt auch für Sammlungen, die andere Google Docs-Nutzer für ein gemeinsames Projekt freigegeben haben .

Es ist eine andere Art zu denken, an die man sich ein wenig gewöhnen muss. Aber je mehr ich damit arbeite, desto mehr mag ich es, und desto mehr finde ich es eine flexiblere und produktivere Art der Arbeit mit Dateien als die traditionelle Datei- und Ordnerhierarchie.

Ich werde ehrlich sein, though - Ich lade trotzdem alle meine Dateien herunter und speichere sie in den Ordnern auf meiner Festplatte, so wie ich es immer getan habe, denn das ist das System, an das ich gewöhnt bin, und ich vertraue nicht voll und ganz darauf, meine Daten in der Cloud zu haben Ein lokales Backup, auf das ich zählen kann.

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