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Cloud-basierte App-Suite zielt auf E-Discovery-Geschwindigkeit und Kosten

Ein Unternehmen, das Unternehmen durch E-Discovery unterstützt, wird den Kunden neue Tools zur Rationalisierung und Kostensenkung bieten.

Kroll Ontrack bringt mehrere Funktionen unter Ediscovery zusammen .com, eine Website, die Unternehmen als zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung des E-Discovery-Prozesses nutzen können. Die neuen Apps werden auch eine größere Automatisierung bieten. Laut Kroll President und CEO Dean Hager plant das Unternehmen, E-Discovery von einer Kunst zu einer Wissenschaft zu machen.

E-Discovery ist der Prozess der Suche nach Dokumenten, die für eine Klage oder einen anderen rechtlichen Prozess relevant sind für die Lieferung an die gegnerische Seite in einem möglichen Rechtsstreit. Es wird auch für interne Untersuchungen oder Audits und in Vorbereitung auf Fusionen und Übernahmen verwendet, sagte Hager. Der Trick besteht darin, nur die richtigen Daten zu finden und auszulassen, was nicht produziert werden muss, wie z. B. E-Mails mit Anwaltsgeheimnis.

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Die meisten Unternehmen starten jedes e-discovery-Projekt von Grund auf neu und erfinden das Rad im Wesentlichen neu, sagte Hager. Das wird immer schwieriger und teurer, weil die Menge an E-Mails, Tabellen, Präsentationen und anderen Daten schneller wächst als je zuvor. "Jeder schreibt nur wütend", sagte Hager. Die Cloud-basierten Apps auf Ediscovery.com sollen es Kroll-Kunden ermöglichen, die Arbeit im Detail zu überwachen und all ihre E-Discovery-Projekte als Portfolio zu verwalten.

"Tag für Tag können Sie sagen" Sagen Sie mir, was dieses Projekt kostet, sagen Sie mir, warum es mich so kostet, wie es mit anderen ähnlichen Projekten vergleichbar ist ", sagte Hager. "Man kann es sogar vergleichen mit ... einigen Standards, die in der Industrie existieren."

Durch das Lernen von jedem Projekt können Unternehmen E-Discovery auch zu einem effizienteren, wiederholbaren Prozess machen, sagte er.

Krolls aktuelles Angebot ist bereits SaaS (Software as a Service). Unternehmen senden potenziell relevante Daten an Kroll, die die Daten durch Schritte wie das Aussortieren von doppelten Dateien verarbeitet. Diese Daten gehen zur Überprüfung auf die Anwälte zurück, und Kroll übergibt die entsprechenden Unterlagen an die gegnerische Seite. Aber derzeit berichtet Kroll dem Kunden regelmäßig, wie der Prozess abläuft, sagte Hager.

Ein Hauptmerkmal von Ediscovery.com ist eine "Projektwand", die einer Facebook-Wand ähnlich ist, sagte er. Die gesamte Kommunikation über das E-Discovery-Projekt findet statt und befindet sich auf dieser Seite, es sei denn, es handelt sich um einen Sprachanruf. In diesem Fall schreibt Kroll eine Zusammenfassung der Konversation an die Wand. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung in Echtzeit, die einem Kunden helfen kann, das Projekt effizient zu halten, sagte Hager.

Einer der größten Kosten in E-Discovery ist das Hosten der Daten, die in einem Fall benötigt werden, weil Klagen gehen können Seit Jahren, sagte David Yerich, Direktor von e-Discovery bei der Krankenkasse United Health. Kroll und andere Anbieter berechnen Unternehmen jeden Monat Gebühren für die Speicherung, auch wenn es für lange Zeiträume keine Aktivität in dem Fall gibt, sagte er.

Yerich ist ein Kunde von Kroll und wurde auf Ediscovery.com informiert. Für ihn sind die Highlights von Kroll vielversprechend, um die Hostingkosten zu reduzieren. Man wird Unternehmen erlauben, Klartext anstelle der viel größeren nativen Anwendungsdateien zum Suchen und Indizieren zu senden. Die vollständigen Dateien können später bei Bedarf gesendet werden. Ein weiteres Feature ermöglicht es Unternehmen, Daten, die sie bei Kroll gehostet haben, einfach in einen "Nearline" -Datenspeicher zu schicken, der bei Bedarf länger dauert, aber weniger kostet, sagte Jerich.

Krolls neue Tools zum Erfassen und Analysieren von Metriken könnten ebenfalls sinken E-Discovery-Kosten, sagte Jerich. Die meisten E-Discovery-Plattformen bieten Statistiken wie beispielsweise, wie viele Daten in einer Sammlung sich als relevant herausgestellt haben, aber diese Erkenntnisse sind erst im Nachhinein verfügbar, sagte er. Krolls Technologie wird es einem E-Discovery-Team ermöglichen, diese Metriken in Echtzeit einzusehen und sie möglicherweise zu nutzen, um den Prozess besser zu verwalten. Wenn zum Beispiel die Suche nach Daten von einem Mitarbeiter nicht viele relevante Ergebnisse liefert, könnte das Team entscheiden, diesen Mitarbeiter von der Liste zu nehmen, sagte Yerich.

Die Ediscovery.com Suite besteht aus drei Produkten. Ediscovery.com Collect zum Identifizieren, Aufbewahren und Sammeln von Daten aus Microsoft Exchange und SharePoint ist jetzt verfügbar. Ediscovery.com Review, ein Tool zur Kontrolle des Datenvolumens und der Kosten, wird Anfang nächsten Jahres allgemein verfügbar sein. Ediscovery.com für das Portfoliomanagement, um E-Discovery-Projekte als Portfolio zu verwalten, wird Anfang nächsten Jahres allgemein verfügbar sein. Kroll hat die Preisgestaltung nicht bekannt gegeben.