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Chefs ohne Grenzen: Wesentliche Werkzeuge für die Verwaltung von Remote-Mitarbeitern

Yahoo CEO Marissa Mayer machte im Februar Schlagzeilen, als sie Telearbeit verbot, ebenso wie Best Buy, als sie kurz darauf ihr Telearbeitsprogramm absagte. Aber nach Angaben des Familien- und Arbeitsinstituts (PDF) steigt die Zahl der Telearbeit: Im vergangenen Jahr gaben 63 Prozent der Unternehmen an, ihren Mitarbeitern mehr Flexibilität am Arbeitsplatz zu geben als 2005 (34 Prozent). Und laut einer aktuellen Gallup-Umfrage gaben 39 Prozent der Mitarbeiter an Sie verbrachten einige Zeit damit, aus der Ferne zu arbeiten. Das Forschungsunternehmen stellte außerdem fest, dass Telearbeiter mehr Stunden einlegten und sich etwas engagierter als ihre Kollegen im Büro engagierten.

Es ist alles gut und gut für Arbeitnehmer, die sich aus fadenscheinigen Arbeitsverhältnissen zurückziehen oder in ihrem Betrieb einen Haufen Arbeit machen Schlafanzug, aber was ist mit ihrem Chef? Wie können Sie wissen, ob Telearbeiter so viel arbeiten, wie sie sagen, und wie können Sie ihnen dabei helfen, ihre beste Arbeit zu leisten? Hier sind einige der besten Tools, die zur Förderung der stellaren Kommunikation mit Remote-Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

Für Feedback und Kommunikation: 15Five

Vergessen Sie lästige Statusberichte. Diese schlanke Cloud-Plattform fungiert als Kommunikationsrückgrat für Unternehmen, indem sie Mitarbeiter dazu auffordert, 15 Minuten pro Woche über ihre Erfolge, Herausforderungen, Ideen und Moral in einem Bericht zu schreiben, der einen Manager nur 5 Minuten zum Lesen braucht. Manager entscheiden über die Fragen, die 15Five stellt, wie "Was läuft in Ihrer Rolle gut?" Oder "Mit welchen Herausforderungen sind Sie konfrontiert und wo brauchen Sie Unterstützung?" Mit einem Klick auf einen Button können Manager einen Mitarbeiterkommentar einfügen Bericht. Wenn eine Führungskraft auf eine Idee oder ein Problem reagiert, erhalten sowohl der Manager als auch der Mitarbeiter eine E-Mail-Benachrichtigung, sodass sie zur Fortsetzung der Konversation auf 15Five zurückspringen können.

15Five fordert die Mitarbeiter auf, 15 Minuten lang eine Statusaktualisierung zu schreiben Manager nur 5 Minuten zum Lesen.

Derzeit ist 15Five tabu, wenn Sie einen kostenlosen E-Mail-Anbieter wie Gmail oder Yahoo verwenden. Das Unternehmen plant, diese Beschränkung bei einem bevorstehenden Upgrade auf die Plattform aufzuheben. Probieren Sie es vier Wochen kostenlos aus; Nach der Testphase kostet es $ 49 pro Monat für die ersten zehn Personen und $ 5 mehr für jede weitere Person.

Für Projektmanagement: Asana oder Pivotal Tracker

Millionen von Menschen nutzen Basecamp, dieses solide und beliebte Projektmanagement Plattform bietet keine kostenlose Version mehr an. Stattdessen beginnen die Stufen bei $ 1 pro Tag für die Verwaltung von bis zu 15 Projekten. Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit einem knappen Budget verwalten, probieren Sie Asana, ein kostenloses Produkt, das Sie im Web oder auf Ihrem mobilen Gerät verwenden können.

Mit Asana können Sie Aufgaben nach Projekt- oder Teammitgliedern sortieren.

Asanas Cloud Plattform (die der von Evernote verwendeten dreischichtigen Web-App ähnelt) bietet Ihnen eine Fülle von Informationen zu einem bestimmten Projekt. Auf der linken Seite können Sie filtern, was im Haupt-, mittleren Abschnitt nach Projekt oder Teammitglied angezeigt wird. Klicken Sie auf eine bestimmte Aufgabe, um im rechten Fensterbereich weitere Informationen zu erhalten, z. B. Fälligkeitsdaten, Personen, die dem Projekt zugewiesen sind, und Kommentare, die Teammitglieder dazu abgegeben haben. Mit Asana können Sie Dateien von Ihrem Computer, Google Drive oder Dropbox an beliebige Aufgaben anhängen. Das Unternehmen stößt auch neue Nutzer auf ein Demo-Video, um den Einstieg zu erleichtern.

Wenn Ihre Mitarbeiter Programmierer sind, können Sie Pivotal Tracker ausprobieren, ein Projektmanagement-Tool für Software-Entwicklungsteams. Es beginnt bei $ 7 pro Monat für drei Mitarbeiter und fünf Projekte.

Für virtuelle Besprechungen "von Angesicht zu Angesicht": Google+ Hangouts oder Zoom

Für einen Zwei-Personen-Videoanruf ist Skype einfach und kostenlos. Wenn Sie jedoch mit bis zu zehn Personen gleichzeitig Skype nutzen möchten, muss jemand in der Gruppe für Skype Premium, das bei $ 5 pro Monat beginnt, antreten.

Aus diesem Grund empfehle ich die Verwendung von Google+ Hangouts, für die es keine Gebühren gibt Treffen von bis zu zehn Personen. Obwohl Sie ein Google+ Konto haben müssen, können Sie auch an iOS- und Mac-Nutzern teilnehmen. Im Gegensatz dazu ist Apples FaceTime nicht für Android oder Windows verfügbar.

In einem Google Hangout, der für Meetings mit bis zu zehn Personen kostenlos ist, können Sie Screenshots teilen und beliebte Apps abrufen.

Google hat einige ziemlich coole Funktionen in Hangouts eingerichtet, z. B. Hangouts On Air, mit dem Sie live streamen können Hangouts auf Google+, nehmen Sie es auf Ihrem YouTube-Kanal auf oder senden Sie es auf Ihre Website. Sie können auch Screenshots freigeben, Fotos vom Hangout erstellen und Apps wie SlideShare und Cacoo aufrufen, um Präsentationen zu erstellen bzw. das Zeichnen zu ermöglichen.

Wenn Sie ein Online-Meeting mit mehr als zehn Teilnehmern durchführen möchten, können Sie Zoom ausprobieren . Für 10 US-Dollar pro Monat (oder kostenlos, wenn Sie Ihre Besprechung auf weniger als 40 Minuten beschränken können) können Sie bis zu 25 Teilnehmer aufnehmen. Und wie Google+ Hangouts funktioniert Zoom auf Ihrem Mobilgerät. Im Gegensatz zu Hangouts unterstützt Zoom jedoch HD-Video und -Audio.

Für Gehaltsabrechnung: Intuit Online Payroll

Die Online-Abrechnung von Intuit, mit der Sie problemlos Daten in die Schwesterprodukte QuickBooks und QuickBooks Online exportieren können, ist ideal für kleine Unternehmen. Zum einen gibt es Ihnen eine Menge Unterstützung, wenn Sie Daten während der Ersteinrichtung eingeben. Dieser Prozess kann kompliziert sein, weil Sie mit so vielen Variablen umgehen müssen, von Ihrem Tarif bis zu Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern. Der Intuit Setup-Assistent erstellt eine Aufgabenliste, die erforderliche und empfohlene Aufgaben identifiziert, und seine E-Mail-Erinnerungen stellen sicher, dass nichts durch die Risse geht.

Intuit Online Payroll hilft mit allem, von Zeiterfassung bis Steuern.

Intuit Online Payroll Ermöglicht den Zugriff auf Abrechnungsinformationen von einem Webbrowser, Smartphone oder Tablet. Es kommt in drei Geschmacksrichtungen. Basic, das bei $ 25 pro Monat beginnt, ist ausschließlich für zahlende Personen gedacht. Erweitert (ab $ 35 pro Monat) generiert Gehaltsschecks, füllt automatisch W-2s und Bundes- und Landessteuerformulare aus und erinnert Sie daran, wann die Lohnsteuer fällig ist. Full Service (ab $ 99 pro Monat) kümmert sich um die Bezahlung der Arbeiter sowie die Einreichung und Zahlung von Steuern. Unter jedem Plan müssen Sie für jeden von Ihnen bezahlten Mitarbeiter einen zusätzlichen Betrag von $ 2 pro Monat zahlen. Für zusätzliche 3 US-Dollar pro Person und Monat können Sie dem Dienst ein Time-Tracker-Modul hinzufügen: Mitarbeiter können dann ein- und auschecken und ihre eigenen Arbeitszeitnachweise ausfüllen, so dass keine doppelte Eingabe erforderlich ist.

Für Ausgaben: Expensify

Expensify - angeboten von einem San Francisco-Startup, dessen Slogan "Ausgabenberichte, die nicht lutschen" ist - ein Online-Tool und eine mobile App, die die Verfolgung von Ausgaben und das Erstellen und Einreichen von Spesenberichten erheblich vereinfacht. Wenn sie auf den Mobilgeräten Ihrer Mitarbeiter installiert sind, können sie mit der mobilen App unterwegs Ausgaben erfassen, Fotos von Belegen aufnehmen, GPS verwenden, um herauszufinden, wie viele Kilometer sie fahren, und verfolgen, wie viele Stunden sie für ein Projekt ausgeben . Dies ist besonders praktisch, wenn Expensify jetzt Funktionen zur Rechnungsstellung anbietet.







Mit der mobilen App von Expensify können Mitarbeiter unterwegs Kosten erfassen.

Sobald die Mitarbeiter im Büro sind, können sie auf die Web-App zugreifen, die mit den in der mobilen App eingegebenen Informationen synchronisiert wird . Von dort aus können sie die SmartScan-Technologie von Expensify verwenden, um Fotos von Belegen zu analysieren und Datums- und Betragsfelder automatisch auszufüllen. Wenn Benutzer Bank- und Kreditkartentransaktionen importieren, generiert die Plattform E-Quittungen für Ausgaben, die mit dem IRS durchgeführt werden, so dass niemand Akten von Papierbelegen aufbewahren muss.



Expensify lässt sich in viele beliebte Produkte integrieren, einschließlich Evernote, FinancialForce , FreshBooks, Google Apps, NetSuite, QuickBooks und Salesforce. Sie benötigen ein Premium-Abonnement, um sich mit einigen dieser Konten zu verbinden.

Mit der kostenlosen Version können Chefs die Spesenabrechnungen zweier Mitarbeiter akzeptieren, prüfen und genehmigen. Die Deckung zusätzlicher Mitarbeiter kostet $ 6 pro Person und Monat. Benutzer können so viele Belege hochladen, wie sie möchten. Kostenlose SmartScans sind auf zehn pro Monat begrenzt, danach kosten sie jeweils 20 Cent.

Sonstiges

Lust auf mehr? Wenn Sie die Arbeitszeiten von Telearbeitern verfolgen müssen, sollten Sie TransparentBusiness einen Wirbel geben. Es macht Dinge wie Screenshots vom Computer eines Mitarbeiters alle paar Minuten. Für telefonintensive Unternehmen ermöglicht die VoIP-Technologie von ShoreTel Sky (zu Preisen von 35 bis 50 US-Dollar pro Monat), dass Ihre Mitarbeiter Anrufe auch dann austauschen können, wenn sie alle aus der Ferne arbeiten - und Sie sehen, wie viel Zeit sie haben Ausgaben am Telefon. Müssen Sie mit einer Gruppe von Leuten gleichzeitig chatten? Probieren Sie HipChat. Harvest eignet sich hervorragend für Zeiterfassung, Verwaltung von Ausgaben und Fakturierung und integriert sich in viele Projekt-Management-Apps. FreshBooks ist ein guter Cloud-basierter Buchhaltungsservice, der in eine Vielzahl anderer Softwareplattformen integriert werden kann, die Ihre Mitarbeiter möglicherweise bereits verwenden.

Ehrlich gesagt, könnte die Liste weitergehen. Es gab noch nie einen besseren Zeitpunkt, um fern zu arbeiten, denn es gibt fantastische, erschwingliche Tools, die den Kontakt zu Telearbeitern einfach machen.