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5 Awesome Kostenlose Tools für kleine Unternehmen

Dies sind sparsame Zeiten für Unternehmen, und eine Organisation, die anfängt, könnte sehr wenig Geld für IT ausgeben. Selbst wenn Sie Teil eines etablierten Unternehmens sind, spüren Sie wahrscheinlich das Problem.

Hier sind fünf äußerst nützliche Computing-Ressourcen, die für kleine Unternehmen kostenlos sind - im Gegensatz zu einigen "kostenlosen" Diensten, die Sie vielleicht sehen sind nur für Heimanwender. Diese Auswahlmöglichkeiten haben wenige oder gar keine Einschränkungen und sind etablierte Dienste, die den Laden in absehbarer Zeit nicht schließen.

1. Google Apps for Business

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Wenn Ihre Organisation weniger als 50 Mitarbeiter hat, ist Google Apps for Business (früher Google Apps for Domains) für Sie geeignet. Es bietet kostenlose E-Mails unter dem Dach des Domain-Namens Ihrer eigenen Organisation (Sie können Google 10 bezahlen, um einen Domain-Namen zu reservieren, falls Sie noch keinen haben). Sie können auch Ihr eigenes privates Google Docs-System zusammen mit Ihrem eigenen Google-Kalender-System verwenden.

Das E-Mail-System sieht und fühlt sich wie normales Gmail an, außer dass die E-Mail-Adressen Ihrer eigenen Organisation verwendet werden ein Google Mail-Konto (z. B. [email protected] anstelle von etwa [email protected] ). Eine nette Geste ist, dass das E-Mail-Adressbuch automatisch von Ihren Nutzern geteilt wird.

Es wird alles auf Googles Computern gehostet, Sie brauchen also keinen eigenen Mail-Server-Computer. Sie profitieren von einer nahezu vollständigen Konfiguration und Wartung sowie einer versprochenen Verfügbarkeitsgarantie von 99,9 Prozent. Einfach gesagt, kümmert sich Google um alles für Sie. Die Spam-Filterung ist das selbe ausgezeichnete System wie Gmail, was bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter einfach nicht von irgendwelchen Zweifeln belästigt werden.

Es gibt einige Einschränkungen in der kostenlosen Version. Neben dem Benutzerlimit von 50 kann jedes Benutzerkonto E-Mails an nur 500 Empfänger pro Tag senden. Dies wird für die meisten von uns kein Problem sein, aber es ist leicht vorstellbar, dass ein begeisterter Verkäufer diese Decke hin und wieder erreicht. Es ist auch nicht möglich, Anhänge zu versenden, die größer als 25 MB sind. Dies ist jedoch nur ein Problem für Medienunternehmen, die große Fotos oder Videodateien versenden müssen.

Auch wenn Sie für das Upgrade auf Premier bezahlen müssen Edition, die unbegrenzte Benutzer und eine Vielzahl anderer Vorteile erlaubt, kostet nur $ 50 pro Jahr. Wer kann mit dieser Art von Wert argumentieren?

Einige Dienstanbieter wie Dreamhost bieten kostenlose One-Click-Konfiguration von Google Apps für alle Domains, bei denen Sie sich registriert haben.

2. Dropbox

Dropbox ist ein Synchronisierungs- und Sicherungswerkzeug, das die Cloud für die Fernspeicherung von Dateien nutzt. Sobald die Dropbox-Software installiert ist, finden Sie einen neuen Dropbox-Ordner auf Ihrer Festplatte. Alles, was in diesem Ordner gespeichert ist, wird sofort in das Cloud-Speichersystem von Dropbox übertragen. Dies geschieht unsichtbar, und die Verwendung des Dropbox-Ordners funktioniert genauso wie die Verwendung eines anderen Ordners auf Ihrer Festplatte.

Sie können Dropbox dann auf einem anderen Computer installieren und mit den gleichen Anmeldedaten Ihren Dropbox-Ordner neu erstellen. Alles, was im Ordner auf Computer A gespeichert ist, wird automatisch im Dropbox-Ordner von Computer B angezeigt und umgekehrt. In der Tat können Sie die Computer C, D, E usw. hinzufügen, und sogar mobile Geräte können in die Aktion einsteigen. Es gibt eine Webschnittstelle, die auch den Zugriff auf Dateien ermöglicht.

Der Hauptvorteil für Unternehmen ist, dass, wenn ein Notebook gestohlen wird oder verloren geht, die Wiederherstellung der Dateien so einfach ist wie die Installation von Dropbox auf einem neuen Computer, Eingabe des Benutzernamens, und lassen Sie es den Inhalt synchronisieren (vorausgesetzt, Ihre Mitarbeiter wurden geschult, ihre Dateien immer im Dropbox-Ordner zu speichern).

Dropbox bietet 2 GB Speicherplatz pro Benutzer, was für Hunderte von bescheidenen Office-Dokumenten ausreicht Ich konnte keine Beschränkungen für Geschäftsbenutzer finden, die sich für kostenlose Konten anmelden. Sie müssen lediglich die Client-Software herunterladen und sich während des Installationsvorgangs mit Ihrer E-Mail-Adresse anmelden.

Bevor Sie fragen, ja, es ist massiv sicher. SSL-Verbindungen werden verwendet, um Daten in und aus der Cloud zu übertragen, und alle Daten werden mit AES-256-Verschlüsselung gespeichert. Selbst wenn ein Fremder irgendwie Ihre Daten aus der Cloud ziehen würde, wäre es Kauderwelsch.

Jeder Benutzer kann den Sprung auf 50 GB Speicherplatz für 10 US-Dollar pro Monat oder 100 GB für 20 US-Dollar machen. Das ist keine riesige Menge Geld, obwohl es sich summieren könnte, sobald Ihre Organisation wächst.

Mein Kollege Rick Broida hat einen ähnlichen neuen Service namens SugarSync besprochen, der 5 GB freien Speicherplatz bietet - 3 GB mehr als Dropbox. Meine persönliche Vorliebe ist jedoch, bei der alteingesessenen Dropbox zu bleiben.

3. Microsoft Security Essentials

Lizenzgebühren für Antivirensoftware sind für Benutzer von Windows kostenpflichtig. Wir würden lieber nicht bezahlen, aber es gibt keine Möglichkeit, es zu umgehen. Die meisten kostenlosen Antiviren-Produkte wie AVG sind nur für Heimanwender kostenlos.

Microsoft hat jedoch kürzlich seine Security Essentials-Software für die kostenlose Nutzung für kleine Unternehmen geöffnet (zuvor war es nur für Heimanwender kostenlos). Leider besagt die Lizenzvereinbarung, dass Sie es nur auf bis zu 10 Computern in einer Unternehmensumgebung verwenden können, aber das ist immer noch besser als nichts. Nicht zuletzt bedeutet dies, dass Sie 10 Antiviren-Lizenzen weniger bezahlen müssen. (Für größere Organisationen bietet Microsoft seine Forefront-Produktreihe mit verschiedenen Lizenzsystemen an.)

Die neuen Security Essentials sehen gut aus. Es ist sicherlich gut im Erkennen von Viren, obwohl es beim Scannen im Vergleich zu Mitbewerbern etwas langsam sein kann. Angesichts des Preises von $ 0 sind wir uns sicher, dass wir alle damit leben können. Security Essentials ist für alle aktuellen Windows-Versionen ab XP verfügbar.

4. Linux

Mach dir keine Sorgen. Ich rate Ihnen nicht, auf Ihren Desktop-Computern zu Linux zu wechseln. Aus rein finanzieller Sicht hat dies für kleinere Unternehmen kaum Sinn gemacht, da sie beim Kauf eines neuen PCs normalerweise keine Windows-Lizenzen bezahlen.

Stattdessen empfehle ich Linux für Ihre Dateiserver. Dadurch müssen keine teuren Windows Server-Lizenzen bezahlt werden. Wenn Sie mit etwas wie Ubuntu, der beliebtesten Form von Linux, fortfahren, werden Sie für eine Installation, die eine unbegrenzte Anzahl von Client-Computern bedient, nichts bezahlen.

Ubuntus anderer Hauptvorteil ist, dass als eine beliebte Form von Linux Unterstützung ist nie weit weg. Wenn man irgendein Problem googelt, wird man höchstwahrscheinlich jemanden finden, der das Problem hatte, oder man kann die sehr beliebten Ubuntu-Foren besuchen, um Hilfe zu erbitten.

Was die Technologie betrifft, bietet Ubuntu Samba, das effektiv ein bescheidenes Windows-ähnliches nachbilden kann Datei- und Druckerfreigabe-Setup. Sowohl Macs als auch Windows-Computer haben keine Probleme beim Verbinden und werden sich nicht bewusst, dass sie keine Verbindung zu einem Windows-Server herstellen.

Wenn Sie einen alten PC haben, können Sie versuchen, Ubuntu Server herunterzuladen und es zu versuchen . Sie müssen sich vielleicht wieder in Ihr Gedächtnis zurückdenken, um sich an diese Unix 101-Klassen zu erinnern, aber es gibt eine Fülle von freien Dokumentationen, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

5. Go-OO-Office-Suite

Wenn Sie die letzten paar Jahre nicht unter einem Rock gelebt haben, wissen Sie wahrscheinlich schon von OpenOffice.org, der Open Source (und damit kostenlosen) Office-Suite. Dies wird mit jeder Veröffentlichung besser und ist jetzt ein klarer Kandidat für leichtere Büroaufgaben. Wenn Sie es in letzter Zeit nicht angeschaut haben, ist es einen Versuch wert.

Ich finde es sehr nützlich für diejenigen, die von einer älteren Version von Office upgraden und die von der Multifunktionsleisten-basierten Benutzeroberfläche der letzten Versionen von Microsoft Office.

Es war jedoch eine arbeitsreiche Zeit in der Welt von OpenOffice.org, und die Übernahme von Sun - den Besitzern von OpenOffice.org - durch Oracle hat eine Bombe fallen lassen, von der sich der Staub immer noch niederschlägt. Das LibreOffice-Projekt hat zwar die Zügel in die Hand genommen, befindet sich aber noch im Beta-Test, daher empfehle ich im Moment die bestehende Version von Go-OO als die beste kostenlose Office-Suite. Basierend auf OpenOffice.org mit einigen nützlichen Optimierungen hier und da, ist sein Hauptvorteil die Unterstützung für das neuere XML-basierte Dateiformat von Microsoft (wie die Dateierweiterungen DOCX, XLSX und PPTX), das in allen aktuellen Versionen von Microsoft Standard ist Büro.